Online: 5  |   Yesterday: 1848  |   Total: 1738829
vi  en
Home > Chia sẻ > Tin tức - Nguồn từ Internet
Tin tức - Nguồn từ Internet

4 NGUYÊN TẮC THỰC THI (4DX)

“4 Nguyên tắc thực thi” (4DX) Tác giả: Chris McChesney, Sean Covey, Jim Huling Biên dịch: Nguyễn Thúy Uyên Phương, Nguyễn Ngọc Đan Thanh, Kiều Thùy Linh) Xuất bản:PACE Books

“4 Nguyên tắc thực thi”. Được đúc rút từ công trình nghiên cứu của Clayton Christensen trong rất nhiều tổ chức, từ cửa hàng này đến cửa hàng khác, khách sạn này đến khách sạn khác, ngành nghề này đến ngành nghề khác và cách họ đưa ra những cách làm mới mẻ “như thế nào” qua thời gian. Giúp bạn khám phá ra một những quy tắc đã được thực hiện bởi hàng ngàn nhà lãnh đạo và hằng trăm ngàn nhân viên, cho phép họ tạo ra những kết quả phi thường. Được gói gọn trong 4 nguyên tắc:

 4 nguyen tac thuc thi

 

NGUYÊN TẮC  01: TẬP TRUNG VÀO MỤC TIÊU TỐI QUAN TRỌNG

 

Nguyên tắc đầu tiên là tập trung những nỗ lực tinh túy nhất của bạn cho một hay hai mục tiêu để có thể tạo ra mọi sự khác biệt, thay vì có hàng tá mục tiêu mà cái nào cũng chỉ làm với nỗ lực trung bình.

 

Quá trình thực thi được khởi đầu bằng nguyên tắc tập trung. Thiếu đi nguyên tắc này, ba nguyên tắc còn lại cũng không giúp ích được gì cho bạn.

 

Nói một cách đơn giản, Nguyên tắc 1 là nguyên tắc dành nhiều năng lượng hơn cho ít mục tiêu hơn, bởi vì trong chuyện thiết lập mục tiêu, quy luật hiệu suất giảm dần tồn tại một cách hiển nhiên như là luật hấp dẫn của trái đất vậy. Đồng thời dựa trên một quy luật căn bản là bộ gen của con người được cài đặt để chỉ có thể hoàn thành xuất sắc một việc vào một thời điểm. Nhà thần kinh học của trường đại học MIT, Earl Miller nói: “Cố gắng tập trung vào hai việc cùng lúc sẽ gây ra tình trạng quá tải với khả năng xử lý của bộ não".

 4 nguyen tac thuc thi

1. Thách thức từ chính bản thân nhà lãnh đạo:

 

Những người cố gắng thực hiện nhiều mục tiêu cùng lúc thường cuối cùng chỉ đạt được kết quả trung bình cho tất cả những việc mà họ làm. Bạn có thể phớt lờ nguyên tắc tập trung này, nhưng nó sẽ không phớt lờ bạn. Bạn có thể nói rằng đó là bởi vì với tư cách là nhà lãnh đạo, trong bất cứ ngày nào bạn cũng có thể luôn nhìn thấy hàng tá vấn đề hiện hữu cần được giải quyết và hàng tá cơ hội mới mà bạn muốn theo đuổi. Và hơn hết, còn có những người (và những việc mà họ muốn làm) khiến cho số mục tiêu của bạn tăng thêm, đặc biệt là khi họ là cấp trên của bạn trong tổ chức.

 

Tuy nhiên, thủ phạm thực sự gây ra phần lớn vấn đề này, thậm chí còn tác động thường xuyên hơn bất kỳ nhân tố bên ngoài nào, đó chính là: Bản thân ta!

 

2. Xác định mục tiêu tối quan trọng của bạn:

 

Mục tiêu tối quan trọng là mục tiêu mà với nó bạn có thể tạo ra mọi sự khác biệt, là điểm bùng phát có tính chiến lược.

 

Hãy giới hạn sự tập trung của bạn trong phạm vi một hai Mục tiêu Tối Quan Trọng và liên tục đầu tư thời gian, sức lực từ đội ngũ của mình vào đó. Nói cách khác, nếu bạn muốn có những con người tập trung cao, hiệu quả cao, họ cần phải được giao thứ gì đó tới quan trọng để tập trung vào.

 4 nguyen tac thuc thi tai Nhan Kiet

 

3. Để tổ chức của bạn trở nên tập trung:

 

- Không để nhóm nhân viên nào tập trung vào nhiều hơn hai Mục tiêu tối quan trọng ở cùng một thời điểm.

 

- Những trận đánh mà bạn lựa chọn phải góp phần làm nên chiến thắng của cả cuộc chiến.

 

- Lãnh đạo cấp cao phải có quyền phủ quyết, nhưng không được độc tài.

 

- Tất cả các mục tiêu Tối quan trọng phải có một đích đến, được trình bày dưới dạng từ X đến Y trước thời hạn nào đó.

 

 4 nguyen tac thuc thi tai nhan kiet

NGUYÊN TẮC  02: HÀNH ĐỘNG DỰA TRÊN THƯỚC ĐO DẪN DẮT

 

Nguyên tắc 1 giúp ta xác định được Mục tiêu Tối Quan Trọng của một tổ chức và cụ thể hóa nó thành một chuỗi các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được cho đến khi mỗi nhóm đều có một Mục tiêu Tối Quan Trọng để chịu trách nhiệm.

 

Nguyên tắc 2 là Thước đo Dẫn dắt, là các chỉ tiêu đo lường các hoạt động có ảnh hưởng mật thiết nhất đến việc đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 2 nói về việc tập trung nguồn lực đáng kể cho những hoạt động có ảnh hưởng đến các Thước đo Dẫn dắt. Điều này sẽ tạo ra tác lực để đạt được các chỉ tiêu kết quả.

 

Nguyên tắc 2 yêu cầu bạn xác định cụ thể những chỉ tiêu hàng ngày hoặc hàng tuần, những thành tựu sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu là gì. Và rồi, mỗi ngày hay mỗi tuần, nhóm của bạn sẽ xác định những hành động quan trọng nhất có ảnh hưởng đến những Thước đo Dẫn dắt đó. Bằng cách này, nhóm của bạn sẽ tạo ra được một kế hoạch kịp thời, cho phép họ nhanh chóng thích nghi với thay đổi, trong khi vẫn giữ sự tập trung vào Mục tiêu Tối Quan Trọng.

 4 nguyen tac thuc thi tai Nhan Kiet

1. Sự khác biệt giữa Thước đo kết quả và Thước đo dẫn dắt:

 

Thước đo kết quả đo lường kết quả mà bạn đang cố gắng đạt được. Chúng ta gọi đó là “thước đo đến sau”, bởi vì đến khi mà bạn có được con số đó thì kết quả đã đâu vào đó rồi; chúng luôn luôn là “chuyện đã rồi”.

 

Thước đo Dẫn dắt thì khác, chúng dự báo kết quả. Chúng có hai đặc tính cơ bản. Thứ nhất, Thước đo Dẫn dắt có tính dự báo, có nghĩa là nếu Thước đo Dẫn dắt thay đổi, bạn có thể dự báo rằng thước đo kết quả cũng sẽ thay đổi. Thứ hai, nếu Thước đo Dẫn dắt có thể tác động được; nó có thể bị tác động trực tiếp bởi nhóm vận hành. Do đó nhóm có thể thực hiện Thước đo Dẫn dắt mà không phụ thuộc vào một nhóm khác.

 

Với Nguyên tắc 2, bạn tạo ra các Thước đo Dẫn dắt, sự chuyển dịch này sẽ trở thành tác nhân quyết định việc đạt được mục tiêu hay không, là chìa khóa thành công của đội ngũ.

 

2. Xác định thước đo dẫn dắt:

 

Nguyên tắc chủ đạo đằng sau các Thước đo Dẫn dắt chỉ đơn giản là hai từ: Đòn bẩy. Hãy nghĩ theo cách này: Đạt được mục tiêu tối quan trọng của bạn cũng như cớ gắng làm dịch chuyển một hòn đá khổng lồ vầy. Nhưng cho dù đội ngũ của bạn có bỏ ra bao nhiêu là sức lực, nó vẫn không nhúc nhích. Đó không phải phải đơn thuần là một câu hỏi về việc nỗ lực; vì nếu như vậy, bạn và tập thể của bạn đã dịch chuyển được hòn đá rồi. Thước đo dẫn dắt có tác dụng như một cái đòn bẩy vậy, giúp ta có thể dịch chuyển được hòn đá.

 

Làm thế nào để chọn được đòn bẩy đúng?

 

Để đạt được một mục tiêu bạn chưa bao giờ đạt được trước đây, bạn phải làm thứ gì đó bạn chưa từng làm. Hãy nhìn quanh bạn. Có những ai khác đã đạt mục tiêu này hoặc điều gì đó tương tự như thế? Họ đã làm gì khác biệt? Hãy phân tích cẩn thận bất kỳ rào cản nào bạn hình dung ra và cùng nhau giải quyết làm thế nào để vượt qua chung? Hãy dùng trí tưởng tượng của bạn. Có điều gì sẽ giúp bạn tạo ra mọi khác biệt mà bạn chưa từng nghĩ tới không?

 4 nguyen tac thuc thi 4dx tai nhan kiet

  

3. Theo dõi dữ liệu Thước đo dẫn dắt:

 

Khi bạn và đội ngũ của bạn bắt đầu xây dựng các Thước đo Dẫn dắt cuả Nguyên tắc 2, bạn sẽ càng trân trọng hơn nỗ lực thu hẹp những gì cần tập trung vào như Nguyên tắc 1 của mình.

 

Bạn hãy xây dựng nên những quy chuẩn phù hợp, có tính dự báo và đo lường được, đồng thời có khả năng tác động được. Theo sát dữ liệu sẽ giúp chúng ta đạt được mục tiêu.

 

Tuy nhiên việc khó khăn nhất đó là thu thập dữ liệu. Các chỉ tiêu về kết quả có thể dễ dàng thu thập được thông qua hệ thống báo cáo tự động. Nhưng với Thước đo dẫn dắt, tức là việc phải tuân thủ các quy định, quy chuẩn mà bạn đã đặt ra, thì phải trực tiếp quan sát mới biết được.

 

  

NGUYÊN TẮC  03: THEO DÕI BẰNG MỘT BẢNG ĐIỂM THÔI THÚC

 

Khi được chấm điểm, mọi người sẽ hành động khác đi. Nếu không tin, bạn hãy thử quan sát bất kỳ nhóm thiếu niên chơi bóng rổ nào và bạn sẽ thấy trận đấu thay đổi như thế nào kể từ khi bắt đầu tính điểm. Tuy nhiên, nguyên tắc này sẽ càng đúng hơn nữa nếu ta thay đổi chủ thể trọng tâm của nó: Mọi người sẽ hành động khác khi chính họ là người theo dõi điểm số. Chứ không phải là khi bạn chấm điểm họ.

 

Nguyên tắc 3 là nguyên tắc tạo hứng thú. Về căn bản, những người có hiệu quả cao nhất luôn là những người có cảmgiác hào hứng nhất và mức độ hứng thú tột cùng này hình thành khi họ nắm rõ điểm số.  – tức là, họ biết được mình sẽ thắng hay thua. Chỉ đơn giản vậy thôi.

 

Nếu bạn đã giới hạn sự tập trung của bạn theo Nguyên tắc 1, và bạn đã xác định được những thước đo dẫn dắt quan trọng sẽ giúp bạn tiến tới mục tiêu đó theo Nguyên tác 2, bạn đã có những yếu tố cần thiết để làm nên chiến thắng. Bước kế tiếp là theo dõi trò chơi đó bằng một bảng điểm đơn giản nhưng mang tính thôi thúc.  

 5dx 4 nguyen tac thuc thi tai Nhan Kiet

1. Các đặc điểm của một bảng điểm thôi thúc:

 

- Nó có đơn giản không? Nó cần phải đơn giản

 

Kiểu bảng điểm sẽ khiến đội ngũ của bạn đạt được mức độ hứng thú cao nhất là bảng điểm được thiết kế chỉ dành riêng cho họ (và thường được thiết kế bởi chính họ). Nó sẽ khá khác biệt với dạng bảng điểm phức tạp của huấn luyện viên mà các nhà lãnh đạo rất thích áp dụng. Bảng điểm này phải rất đơn giản, đơn giản đến mức các thành viên của đội nhóm có thể xác định ngay được họ đang thắng hay thua. Bỏi vì nếu bảng điểm không rõ ràng, trò chơi mà bạn muốn mọi người tham gia sẽ bị bỏ quên ngay trong cơn lốc của các hoạt động khác. Và nếu đội của bạn không biết liệu họ đang thắng hay thua trò chơi đó, có thể là họ đang trên con đường đi đến thất bại.

 

- Tôi có thể nhìn thấy nó không? Nó phải là thứ mà cả đội đều nhìn thấy được

 

Nếu không có một bảng điểm dễ nhìn thấy, mục tiêu tối quan trọng và những thước đo dẫn dắt có thể bị quên lãng trong vài tuần, thậm chí là vài ngày, khi mà bạn cứ bị những trách nhiệm công việc hằng ngày hối thúc không ngừng. Điều này cũng tạo nên tính trách nhiệm. Khi bảng điểm được trình bày ở nơi mà mọi người đều có thể nhìn thấy, kết quả công việc trở nên quan trọng với cá nhân mỗi người.

 

- Bảng điểm có nên hiển thị cả thước do dẫn dắt và thước đo kết quả không?

 

Nó nên hiển thị cả hai loại thước đo này. Việc này thực sự giúp bảng điểm gắn kết với thực tế. Thước đo dẫn dắt là những gì đội ngũ của bạn có thể tác động được. Thước đo kết quả là thứ họ muốn đạt được. Họ cần nhìn thấy cả hai, nếu không họ sẽ nhanh chóng mất hứng thú. Khi họ có thể nhìn thấy cả hai loại thước đo dẫn dắt và thước đo kết quả này, họ có thể nhìn thấy cuộc chơi đang diễn ra như thế nào. Điều đó tạo ra tinh thần gắn kết đáng kinh ngạc bởi vì họ biết rằng họ đang tác động trực tiếp đến các kết quả.

 4dx nguyen tac thuc thi tai Nhan Kiet

- Tôi có thể liếc qua là biết được mình có đang thắng hay thua không?

 

Nó phải nói cho bạn biết ngay lập tức là bạn đang thắng hay thua. Nếu đội ngũ của bạn không thể nhanh chóng xác định được là họ đang thắng hay thua bằng cách nhìn vào bảng điểm, thì đó không phải là tỉ số của cuộc chơi mà chỉ là một mớ dữ liệu. Hãy kiểm tra các báo cáo, hãy thử liếc vào các bảng số liệu tài chính hàng tuần. Liệu bạn có thể ngay lập tức xác định là bạn đang thắng hay thua không? Chúng tôi gọi đó là nguyên tắc năm-giây. Trong vòng năm giây mà bạn không nói ngay được là bạn đang thắng hay thua thì xem như bạn đã trượt bài kiểm tra này rồi.

 

 NGUYÊN TẮC 04: TẠO RA MỘT NHỊP ĐIỆU TRÁCH NHIỆM

 

Nguyên tắc thứ tư là tạo ra một nhịp điệu trách nhiệm đều đặn, một vòng lặp diễn ra thường xuyên để rà soát lại những hoạt động đã diễn ra và lên kế hoạch để cải thiện điểm số.

 

Nguyên tắc 4 là nguyên tắc giúp quá trình thực thi thực sự diễn ra. Như chúng tôi đã nói, Nguyên tắc 1,2 và 3 tạo ra cuộc chơi, nhưng khi nào bạn chưa áp dụng Nguyên tắc 4 thì đội ngũ của bạn vẫn chưa thực sự tham gia cuộc chơi.

 

Đây là nguyên tác mang tất cả thành viên trong đội lại với nhau, và đó là lý do vì sao nó bao hàm những nguyên tắc còn lại. Những đội ngũ xuất sắc đều có tính trách nhiệm rất cao. Nếu không có điều đó, các thành viên sẽ phân tán theo những hướng khác nhau và làm điều mà họ cho là quan trọng nhất. Cứ như thế, vòng xoáy sẽ sớm cuốn đi tất cả.

 

Nguyên tắc 1, 2 và 3 mang đến sự tập trung, sự rõ ràng và tính gắn kết, tất cả đều là những nhân tố mạnh mẽ và cần thiết cho thành công của bạn. Nhưng với nguyên tắc 4, bạn và đội ngũ của bạn đảm bảo chuyện đạt được mục tiêu, cho dù xung quanh có đang xảy ra chuyện gì.

 

Trong nhiều tổ chức, trách nhiệm có nghĩa là hoạt động đánh giá diễn ra hằng năm, chứ ít khi là một trải nghiệm gắn kết sâu sắc mà bạn có được dù là ở vị trí đưa ra hay tiếp nhận đánh giá. Nó cũng thường được hiểu là bị bêu tên trước bá quan văn võ về việc gì đó mà bạn đã thất bại, không làm được. Trách nhiệm là thứ luôn được áp từ trên xuống trong đội nhóm, họp định kỳ với sếp, sau đó sếp sẽ cho nhân viên biết họ đang làm việc như thế nào và nên tập trung vào thứ gì tiếp theo.

 

Với nguyên tắc 4, trách nhiệm có nghĩa là bạn tự tạo ra các cam kết cá nhân với toàn bộ đội ngũ về việc cải thiện kết quả và rồi theo sát cam kết đó với một tác phong kỷ luật.

 

Đội của bạn cần tổ chức buổi họp ít nhất là vào mỗi tuần. Cuộc họp này không dài quá hai mươi đến ba mươi phút, có nội dung họp được xác định sẵn và diễn ra nhanh chóng, giúp tạo ra một Nhịp điệu trách nhiệm đều đặn hàng tuần để thúc đẩy tiến độ thực hiện những việc tối quan trọng.

 

Bạn có thể ứng dụng lịch trình cho một buổi họp như sau:

 4dx nguyen tac thuc thi tai nhan kiet

1. Chịu trách nhiệm: Báo cáo về các cam kết

 

- Tôi cam kết gọi điện thoại riêng cho ba khách hàng chấm chúng ta thấp điểm. Tôi đã thực hiện, và đây là những gì tôi rút ra...

 

- Tôi đã cam kết đặt lịch hẹn đi thăm ba khách hàng triển vọng, và kết quả là tôi đã đi thăm được bốn điểm!

 

- Tôi đã gặp riêng Phó chủ tịch của chúng ta, nhưng không lấy được phê duyệt như chúng ta mong muốn, nguyên nhân là....

 

2. Xem lại bảng điểm: Học từ thành công và thất bại

 

- Thước đo kết quả của chúng ta đang là màu xanh lá, nhưng chúng ta có một thử thách là một thước đo dẫn dắt của chúng ta vừa rơi xuống màu. Đó là do...

 

- Chúng ta đang tiến triển khá tốt với các thước đo dẫn dắt, nhưng thước đo kết quả của chúng ta vẫn chưa thay đổi. Tập thể chúng ta cùng thống nhất sẽ tăng gấp đôi nỗ lực này để thay đổi kết quả đó.

 

3. Lập kế hoạch: Giải quyết vấn đề và đưa ra các cam kết mới

 

- Tôi có thể giải quyết vấn đề đó của bạn. Tôi biết một người có thể...

 

- Tôi đảm bảo vấn đề hàng tồn kho sẽ được giải quyết vào tuần tới, cho dù tôi phải làm gì đi nữa.

 

- Tôi sẽ gặp A để bàn về những số liệu này và tuần sau sẽ đưa ra ít nhất ba ý tưởng để giúp chúng ta cải tiến việc này.

 

   4dx nguyen tac thuc thi tai Nhan Kiet

 

Related News

Hệ thống đang xử lý. Vui lòng đợi!